外贸英语函电的结构和格式，外贸函电与商务英语写作有些什么区别?

外贸英语函电的结构和格式？

目前的电子邮件时代的函电的形式比较简洁，主要涵盖：

第一行：主题（事由）。

第二行：对收信人的称谓。

第三行：寒暄语，主要是感谢词和为什么而感谢。

第四行：以下为文章主体。

第五行：结束语，大多数情况下内容为：祝福的词语，并期待很快收到回音。

最后为：发函人签字。

　　1、选择正确的“业务种类”，明示标题。

　　2、选择适合的外贸英语函电格式表达函电，如齐头式、缩进式、混合式等。

　　3、都使用英文撰写，要求语言简洁、流畅，无语法和拼写错误。一定不要在函电中使用中文。

　　4、尽可能使用自己组织的语言表达函电，不允许直接使用百科中例子中的语句。

　　5、磋商内容清晰完整，包含必要的磋商要素如：品名、规格或质量要求、数量、包装、价格、付款方法、运输方法、装运时间、装运港、目标港、保险条款等。

　　6、磋商途中有多次议价过程或英文函电写作文采很好都可以够得到对应加分。

一、外贸英语函电的组成部分和格式

　　1、外贸英语函电的组成部分：

(1)、信头 Letterhead

　　信头时常是商务信函中最显著的要素，位于信纸最上端。它标明是从何处来的，而且，给收信者留下第一印象。一般情况下，公司都会针对印制带有信头的信笺纸，涵盖发信人的姓名，地点位置，电话号码，传真等。有的时候，信头中还会充分使用商标或简短的广告，不少大公司在信头中还加上部门的标志。当我们撰写传统信件时，直接使用这样的信笺纸完全就能够。

　　比如：

　　China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp Exp Corp.

　　8 Jianguomen Nei Dajie

　　Beijing 10005, China

　　Telephone: 86-10-6526-8888

　　Fax: 86-10-6527-6028

　　E-mail:carl@cofco.com.cn

(2)、案号 Reference

　　按照交易的主要内容、办事人或时间等来分类，以方便查找存档的信件。案号还有助于将回函与早些时候的信件联系起来，以使它们能及时送达相关的人或部门。案号没有固定的格式，公司可以选择他们觉得效果是最好的方法来表示。

　　比如：

　　Your ref:CNN/011

　　Our ref:12345/XY

(3)、日期 Date

　　日期是商务信函中至关重要的部分。日期应该使用正规的表达形式。完全用数字表达的方法(如：7/5/2023)应该不要使用。

　　比如：

　　美语表示法：May 15，2023

　　英语表示法：26 July 2023

(4)、封内地点位置 The inside address

　　这里就是指收信人的姓名和地点位置，大多数情况下写在信笺的左上方。收信人名称地点位置的格式和信头的格式一样，但一定要把收信人的姓名一并写出。此外假设不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，因为称呼这一栏的主要内容已经说明了收信人的身份，故此，可以没有必要在内容框中填写封内地点位置。

　　比如：

　　Personnel Department

　　Westminster Production Co.

　　51 High Street

　　Anytown,MN55106

　　USA

(5)、注意项 Attention line

　　一般，当收信人的名字没有出现在->信内地点位置中时，你就应该使用注意项来提及详细收信人的名字，以标明信是真正写给谁的。“attention”或“for the attention of”应大写打出或加下划线。注意项大多数情况下放在封内地点位置和称呼当中，或涵盖在封内地点位置里面。

　　比如：

　　ATTENTION: MR.ROBERT

(6)、称呼 The salutation

　　指对收信人的一种称呼。较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，大多数情况下既能够让用冒号也可以使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。假设你与收信人关系密切，可以直呼其名。

　　比如：

　　Dear Sir or Madam:

　　Dear Bill Stevenson，

(7)、事由 The subject line

　　事由其实就是常说的我们一般说的主题，可以直接写明信件的重点，让人没有必要读完全信才了解到信的主要内容。故此，事由要写得简明扼要。假设有必要，标题可加下划线或用大写字母打印。

　　比如：

　　SUBJECT:ACCOUNT NO.222

(8)、文章主体 The body of the letter

　　信文是每封信中最最重要，要优先集中精力的部分，它包含着你要传达给收件人的重要信息。尽管有的时候，一封信仅寥寥数语，但还是要遵守三段式的格式。第一段引入主题，它应该一下就抓住读者的注意力，并有助于诱发读者的积极反应。第二段是具体讨论。最后一段与第一段同样重要，它一般是一个总结，讨论或进一步的要求。

　　比如：

　　Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H.

　　As requested, we offer you 500 sets of PDA at USD140 per set FOB Inchon for shipment in February, 20- . We require payment by L/C.

　　Because there is an increasing demand for this product, our price is non-negotiable. We look forward to your reply.

(9)、信尾敬语 The complimentary close

　　信尾敬语以友好的方法结束全信，它一般放在文章主体下面第三行，齐头式靠左对齐，缩格式偏右。假设称呼是Dear Sir，Dear Madam，Ladies and Gentlemen，结尾语要较正式：Faithfully yours，Yours cordially。假设称呼中使用了客气的头衔，而且，提到了姓名：dear Mr.Smith， Dear Dr.Hamilton ，可以使用比较随便一部分的敬语，如：Sincerely yours，Yours respectfully， Yours truly。敬语的结尾标点符号是逗号，注意第一个词的首字母为大写。

　　比如：

　　Yours faithfully，

　　Truly yours，

(10)、签名 The signature

　　位置在敬语下面空三行，签上写信人的名字，中间的空行留做手签写名之用，打出的签名正体可以了解地显示是谁写的信。假设是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章，说明该信件并不是自己亲自过目，只是通函罢了，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

　　比如：

　　Yours faithfully,

　　Doris Fergoson

　　Doris Fergoson

　　(Manager)

(11)、缩写名、附件、分送标志 IEC block(initials，enclosures and carbon copies block)

　　在签名下的两至三行，紧靠左边线。Initials，在商务信函中一般应标出写信者和打信者的。写信者在左边，打信者在右边，如：HM/LZ;JT/aq。假设随信附有其他单据，你要写出都附有哪些附件，其表达方式常采取缩写的形式。如：Enc. Price List;Encl. As Stated。假设一封信的副本还同时发给第三方，要写入抄送标志，如：明抄：cc Marketing Department;暗抄：bcc Mr. Simpson。

　　比如：

　　HM/LZ

　　Encl:As Stated

　　cc:J.M.Dixon

(12)、附言 Postscript

　　在商务信函中，附言一般并不是用于其原始的作用，而是作为强调某件事的一种手法。它一般用“P.S.”的形式来表示，位于附件下面,有打印或手写两种方法。然而应该做到尽量不要使用附言，因为它毕竟是没有计划好的事情。

　　比如：

　　P.S. The invitation card will be posted to you in a couple of days.

　　2、外贸英语函电格式:

(1)、齐头式，涵盖全齐头式和齐头式。

　　全齐头式信函各行，涵盖信头、信内地点位置、称呼、主标题、文章主体、还有结束套语，都要从左边缘栏线启动。假设是印刷的信纸，除了信头其他的都一定要从左边启动;

　　齐头式信函信头位于中间，除了印刷的信纸;结尾敬语、签名靠右边缘;须知和事由都居中，其他部分和全齐头式格式一样。

　　全齐头式例子：

　　齐头式例子：

(2)、缩进式。

　　要求信内名称和地点位置逢换行时，下一行比上一行向右缩进2个或多个字母的距离。 文章主体的每段首行也要要留出一定的空白，大多数情况下向右缩进2个或多个字母的距离。日期靠右边缘，结尾敬语和签名也要和日期一样靠右。

　　缩进式例子：

(3)、混合式。

　　除了信内收信人和地点位置采取齐头式，公函文章主体的各段首行都要缩进2个或多个字母的距离。日期还是在右上方的。混合式信函的左边和右边都要留出一定的空白，各段落当中空两行，敬语和签名放在栏中线右侧。

　　混合式例子：

二、外贸英语函电的表达基本原则

　　商务信函往来是商务活动的重要组成部分是通过邮寄或其他电信手段进行的文字形式的商务活动。商务信函是深思熟虑的产物，能最大限度地减少电话号码和面谈中可能产生的疏漏和误解。

　　它要求有得体的版面，逻辑性的观点，正确的语法，拼写和标点符号，适合的风格语气还有巧妙组织的信息。这些要求可被概括成7C原则：

　1、Courtesy 礼貌

　　语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。

　　比如：

　　We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

　　You will be particularly interested in a special of for on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.

　2、Consideration 体谅

　　写信时要处处从对方的的视角去考虑有哪些需求，而不是从自己出发，语气上更尊重对方。

　　比如：

　　“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 2 percent discount for cash payment. We wont be able to send you the brochure this month.” 要好。

　3、Completeness 完整

　　一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地址位置等，一定不要寄出含糊不清的信件。

4、Clarity 了解

　　意思表达明确，要注意：

(一)不要用词错误：

　　比如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.

　　这个方向bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷住双眼了，可以改写为：

　　(1). We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.

　　(2). We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Franc

外贸函电与商务英语写作有部分什么区别？

前者专业术语多且有规范的格式，后者没有这些限制。