公司里的文件档案归哪个部门管理

公司里的文件档案归哪个部门管理？

答：公司里的文件档案归公司的文秘办公室管理，因为公司的文秘办公室是出现文件，处理文件最集中的部门，例如，公司的文秘人员需对秘书拟写好的领导讲话稿，公司的各自不同的事务性的发文稿件还有公司的各自不同的文件的报告，批复，公告，决定等等不一样形式的文书，技术等方面的文件和资料进行整理和保管，。

企业中的文件，不管是哪个部门下发的（除了上级业务部门的文件），只要是所属单位，归档在行政，其实就是常说的由公司办公室存档。但各个业务部门的文件、制度的制定由各个主管部门制定，审批由业务部门的领导签发。

例如一个公司有质量管理部门（技术质检室）、安全管理部门（技安环保室）、党群工作部门（党委办公室、工会委员会）、设备能源管理部门（生产准备室）、生产管理部门（生产调度室）等等，这些管理部门有着双向的领导，根据上级部门的要求，结合本公司的生产经营情况制定一部分年计划，管理制度，都属于本职工作，但所制定的文件、制度还有培训计划、操作章程又一定要要运用总经理的审批，成为该公司企业文化的一个整体部分，针对这个问题，一定要要留有一份存档。

根据档案学的要求，档案文档大多数情况下要存三年，重要文件要装印成册。这是一门学问，搞不好容易引发内部混乱，各自为政，影响企业形象。

怎样整理人事档案？

1、收集

文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，涵盖收、发文件、内部文件、电报、各自不同的会议文件（涵盖会议记录），领导人讲话稿，电话号码记录、出版物原稿（附原本），各自不同的统计表、照片、录音、录像带等文件材料。

第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，一般又叫收文。

第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，一般又叫发文。

第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，还是在本机关内部使用的文件。如：“白头文件”：

（1）会议文件，涵盖本机关召开各自不同的会议文件材料，涵盖党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议还有外出参与针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。

（2）本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、还有下级机关报送的各项工作计划、总结及各自不同的文件材料。

（3）合同、协议、出版物原稿（附原本）

（4）重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。

（5）会议记录、会议纪要(涵盖党组和行政会议)

（6）本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。

2、分年

按文件所形成的年归档，不一样的年的文件大多数情况下不可以放在一起归档，但跨年的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。

3、确定归档范围

（1）、文件材料归档范围

（2）、不归档的文件材料的范围

不归档范围文件材料主要有2个部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。

4、分类(归档方式)

第一种方式：直接分保管期限。这样的方式适用范围比较广，大部分单位只要按保管期限来分完全就能够了，每一年编一个流水号。

第二种方式：在同一个年内按照机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情形编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，大多数情况下采取年—组织机构（或问题），这样的方式对文件资料非常多的单位适用，如区委办、政府办等单位。

5、立卷（整理成件）

在立卷归档工作中应注意问题：

（1）本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。

（2）立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还需要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。

（3）要保证文件材料的齐全完整。（1）正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力，故此，凡是有附件的文件，一定要保证正件、附件的齐全完整。（2）文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本即打印本外，还需要把定稿即经过领导审查核验签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。（3）同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复，在归档时应齐全完整，不可以“分家”，要一并归档组卷。（有请示未必有批复，但有批复就一定要有请示。）

（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件是指没有经过收发登记的文件是无据可查的文件，主要涵盖：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各自不同的会议记录等内部文件；各自不同的合同、协议、简报、刊物、大数据细分研究材料、基本数字统计报表；重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿；有部分不经过收发、反而本单位业务活动，直接由单位领导“亲启”的文件材料等。

6、分保管期限

根据国家新的相关规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。

（1）永久、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）定期、凡是反映本单位大多数情况下工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。在定期保管期限内，按照利用价值可分为30、10年保存 。（注意：2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长时间、短时间三种，这当中长时间为16-50年、短时间为15年以下。）

7、文件排列

应按其相互当中的联系，有条理地进行排列。

（1）第一种方式：及时间先后排列，文件落款时间就是归档时间，按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。

（2）第二方式：按上下级关系排列，从大到小顺序排列，先排上级机关从国家级—自治区级—市级—本级—下级机关。在排列各级机关文件时，各位考生可以先排有文号的文件，在同一文号下，按文号先后顺序排列，然后再排白头文件，对那些白头文件可以及时间先后排列。

8、装订

(1)按件装订：大多数情况下以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；文章主体在前，附件在后；原件在

前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

发文装订顺序：文章主体—领导签发单—底稿；来文装订顺序：来文—单位处理签（有领导重要批示才存，只是传阅签名的不存。）

(2)去除金属钉，换不锈钢钉。

9、编号

归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并在内容框中填写具体内容。归档章设置全宗号、年、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，这当中年、室编件号、期限为必备项。（同年和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不一样年和期限的另外编号。）

10、数页码

可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。

11、装盒

归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并在内容框中填写盒面及盒脊相关内容。（盒面在内容框中填写单位名称，盒脊在内容框中填写年、期限、起止件号等。

12、编目

归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。（归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成，无软件的单位要手工逐件编制）。

13、放置备考表

每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应在内容框中填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。

14、上架

将整理结束的档案按一定顺序排列上架进柜。

办公室文书职责？

（1）参加有关会议并做好会议记录、做好纪要整理，对会议达成事项进行督办、检查、考查工作；（2）集团公司工作计划总结、报告等综合性文字起草工作；（3）工商及对接等有关事务；（4）奖项申报文字性材料工作（5）负责集团公司发文的审查核验、编号、印发、存档等工作；（6）负责公司档案的收集、整理、立卷、归档、保管等工作；（7）负责拟定集团董事长或高层出席活动发表讲话稿；（8）完成领导交代的其他需要注意的地方。

山东建筑材料工业学院(山东建材学院)校史？

山东建材学院分院档案全宗讲解

一、机构沿革

档案是历史的记载是机关工作活动历史过程和情况的记录，它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、 进行决策等方面的信息需，以此出现推动出现机关工作继续开展的积极作用。

建校初期，因为历史原因档案一直存放在办公室，1964年学校按照“国务院有关加强档案工作的决定”，成立了档案室，隶属学校办公室，编制1人，负责集中保管建校以来党、政、工、团等各个主管部门形成的文件、资料。档案室成立以后，校领导很重视，抽调骨干人员4人，组织整理自建校以来积存的档案，为学校以后的档案工作夯实了基础。

文革这个时间段，我校档案工作和其他各项工作一样遭受了非常大的破坏，档案机构不复存在。1976年经过整顿，恢复了档案室，具体安排了专职档案员，编制1人。1987年，学校本部正式搬迁济南，博山成立分院，同年成立分院档案室，学校全宗留在博山分院，人员编制2人，隶属院长办公室。分院档案室成立后，先后制定了《档案工作人员工作职责》、《档案工作人员保密制度》、及《查档、阅档规定》等各种章程制度，还先后编辑了《山东建材工业学院分院年鉴》、《校友通讯录》、《文件汇编》、《资料统计手册》等。

1998年4月，国家建材局与山东政府签署协议，教育部批准，同意将山东建材分院划归山东管理，分院再次易属领导关系，将与淄博师范专科学校、淄博市电视广播大学、淄博市职工大学四校合并组织建设淄博学院。

1998年底院领导决定将1987年之前的文书、教学两大类的334卷档案移交到山东建筑材料工业学院，以维护其档案全宗的完整性。

山东建材学院分院全宗分为10大门类，总和是4710卷/册，这当中，党群、行政类621卷，教学类525卷，科研类21卷，仪器设备类34卷，产品类2卷，基建类65卷（合），外事类2卷，财会类3202卷（合）（1948-1998），照片类38卷，资料200册。按照国家教委办公厅公布的《高等学校实体分类办法》的相关规定，1994年之前的档案按旧的管理模式管理与利用，1994年及以后的按《实体分类法》的要求进行管理利用。至此，建材学院分院档案已形成了完整的系统的全宗体系。

二、全宗类别及内容讲解

1、 党群、行政类

党群、行政档案是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料。

1994年之前这两类案卷合称为文书卷，案卷数479卷，这当中，永久174卷，长时间133卷，短时间72卷。1994年以后，文书卷明确划分为两大类即：党群类和行政类。

党群档案是指学校党群工作部门在其职能活动中所形成的文件材料。其工作部门涵盖党委办公室、纪检、组织、宣传、统战、工会、学工、团委、老干处、各党总支等。1994年以后（涵盖1994年）党群卷总和是104卷。

（1）综合

上级党组织有关党建工作的文件；本校党委会会议记录；党委工作计划、报告、总结；党政联席会议纪录；启用印章的公告；党代会文件材料；领导小组的出现、调整及干部任免的公告；党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复；校保密委员会工作要点、总结；重要的群众来信来访及处理材料；党委负责人的重要讲话稿；党委发文汇编等。

1987年3月27日，建材分院党委召开留博我们全体干部、教研室主任会议，宣布成立分布临时党委；1990年11月21日，党委召开会议决定；坚决贯彻局“就地办学”精神，同时准备五年发展计划；1992年4月10日，我院机构调整和中层干部换届工作圆满结束，干部换届本着“四化”和“德才兼备”的原则，经过自荐、党委提名、群众评议、党委决定等环节，都采取聘请任职制，择优聘请任职上岗。

（2）纪检工作

上级纪委有关纪检工作的文件；纪委工作计划、报告、总结；调查材料及重要统计；纪委工作记录；党员处分、复员材料、复查材料；群众来信、来访及处理意见等。

（3）组织工作

上级有关组织工作的指示、决定、公告；本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料；组织机构设置、变化的报告及决定、批复；干部任免、改变、名册；吸收、发展新党员、预备党员转正等。

（4）宣传工作

上级有关宣传工作的文件；本校宣传工作计划、总结；宣传工作简报；反映本校重要活动的剪报集图片；党校工作、党员干部教育学习材料；学生思想政治工作计划、总结及典型调查材料等。

（5）统战工作

上级有关统战工作的文件；本校统战工作计划、决定、总结；本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料；台、澳和侨务工作材料；各民主党派成员和负责人名册及相关材料等。如：1990年1月，1308名师生（正式选民）参与了博山区人大代表的换届选举，张荣顺同志当选为博山区第十二届人民代表大会代表，邝益富同志为博山区第六届政协委员。

（6）工会工作

上级相关工会工作的文件；工会工作计划、总结、报告、总结公告；会员代表大会的文件；表彰先进、处分会员材料。工会委员会会议记录；妇代会材料等。

1992年12月22日，首届教代会第三次代表会举行，会议选举出现了分房委员会，审议并通过了《公费医疗制度改革试行办法》。

（7）团委工作

上级有关抟的工作文件；团委的工作计划、总结、规章制度、会议记录；历届团代会、学代会材料；团员花名册；团员处分、表彰和奖励材料；社团活动、勤工俭学、社会实践的材料等。

行政档案是指学校在人事、监督审计、武装保卫、总务等行政工作中形成的档案文件。行政档案是学校档案的重要组成部分。1994年以后（涵盖1994年）行政卷总和是138卷。

（1）综合

上级相关高校行政管理的综合性文件；全校性的规章制度、年总结、计划；校长办公会会议记录；校领导的重要讲话；本校历史改革、校史、年鉴材料；校庆工作材料；选举工作材料；开学、毕业典礼、运动会材料；启用印章、基层报表；校办发文汇编等。

1987年10月15日，建材40周纪念日，兄弟单位、领导、来宾、校友云集校园，国家建材局人开司副司长贺德人同志，科技司司长、老校友夏侯谅同志在座谈会来说话。1987年11月30日，收到国家建材局11月18日（87）建材人字756号《有关成立山东建材工业学院分院的公告》；1998年4月29日，李善阶书记传达了教育部教计（1998）33号文《有关同意将淄博师范专科学校等校合并组织建设淄博学院的公告》。

（2）人事类

上级相关人事工作的文件；本校人事工作计划、总结；机构编制规划、会议记录；教职工评定、聘请任职专业技术职称材料及上级批复；职工工资改革、劳资计划、工人培训、考查、福利待遇的材料；调入、调出职工工资关系、讲解信；教职工转正、定级、校内改变材料；教职工退休、离职、退职、离休材料等。如：1994年3月国家建材局以建材人事发（1994）16号文《有关批准享受1993年政府津贴人员名单的公告》批准我院基础部主任张荣顺副教授享受此待遇。

（3）监察、审计工作

上级相关监察、审计工作的文件；本校监察、审计工作计划、总结、调查报告、统计报告、会议记录等。

（4）武装保卫工作

上级相关武装、保卫工作的文件；本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表；复员、转业、退伍军人材料；征兵工作文件；军训工作报告、计划、总结等材料。

（5）总务工作

上级相关总务工作文件；本校总务处工作计划、总结、报告、调查材料、会议记录、规章制度；相关房屋管理、调配使用的材料；后勤评估、卫生、交通、计划生育、医疗改革、住房建设材料。

（6）图书、档案工作

上级相关图书、档案工作文件；图书、档案工作计划、报告、总结、统计报表、规章制度等；图书馆概况、馆藏；

2、 教学类

教学是高校的主要职能活动，学校在平日教学活动中形成档案材料也是馆藏档案的主要组成部分，主要涉及全日制和成人教育2个部分。这种类型总和是527卷。

（1）综合

上级相关教学工作的文件材料；教学改革、培养目标、学制等方面的指示、规定、方式；相关教学的规章制度、会议记录、调查报告；教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料；运动会材料等。

1993年11月，国家建材局建材人字（1993）121号《有关93—94年局属普通高等院校本、专科设置批准、备案的公告，我院申报的采矿工程、选矿工程、机构电子工程三个本科专业、无机非金属材料工艺制品、公路与城市道路工程、工业分析技术三个专科专业军火备案；1995年11月27日我院第一次教学工作会议开幕。

（2）学科与实验室建设

上级相关学科、专业设置及实验室建设的文件材料；实验室建设方面的主要内容及统计报表；实验室发展规划、建设方案、评估材料等。

（3）招生工作

上级相关招生工作的文件；招生计划、规定、工作总结；新生录取及名单。

（4）学籍管理

新生入学登记表；学生学籍成绩；学籍变更材料等。

（5）课堂教学与教学实践

各专业教学计、教学大纲；课堂建设及具体安排；校历表、课程表、配课意见表；学生参与社会实践材料。

（6）毕业生工作

上级相关毕业生分配的文件；毕业生工作计划、总结；毕业生分配方案及调配派遣名册；派遣证存根。

3、 科学研究类

科研档案是我校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。这种类型总和是21卷。

主要涵盖学校的科研成果讲解、选编、简介及鉴定材料。

4、 仪器设备类

仪器设备设备档案是指作为学校的固定资产的仪器设备在其购置、验收、安装、调试、运行、管理、维修、改造、报废等都活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表还有随机材料等。仪器设备项目主要是指价值10万以上的大中型仪器设备，总和是34卷。

主要涵盖大型设备的随机图纸、资料、说明书；维修购置费用的请示、报告；设备清查帐、登记表、明细表；物资计划申请表、订货合同、验收记录等。

5、 基建类

基建档案是指在基建管理和基本建设工程项目活动中直接形成的有保存价值的文字、图表等。我校的基建档案主要有综合管理类和基建图纸可。总和是65（盒）。

主要涵盖基建计划、投资申请、报告、批复；建筑设计报告、批复；基建财务决算报表；建筑施工图纸、水电、暖施工图及相关资料等。

6、财会类

财会档案是指在财会管理中和会计活动中直接形成的有保存价值的文字、凭证、帐簿、报表等材料。这部分档案数量很大，总和是3202卷（盒）。

主要涵盖综合文件、财会凭证、财会帐本、工资表。

7、音像类

建材分院声像档案主要是照片档案、基本按年排列。总和是38册（盒）。

8、实物类

实物档案从另一个的视角反映了我院的历史发展与变迁。

（1）印章

学校各时期的校印章，各部、处、室的印章

（2）题词、书画

（3）赠品

往届毕业生、四十周年校庆、四十五周年校庆、兄弟单位的赠品、纪念品。

（4）证书和奖状

9、 产品类、外事类

建材分院档案中这两类形成的材料很少，再次不可以再细述，总和是4卷。

集中教育档案盒放什么？

可放集中教育开展方案，动员讲话稿，备考资料，自查问题及整改措施清单，教育总结等。