工程档案管理规程，工程档案保管期限的短期是

工程档案管理规程？

1总则

1.1为保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，保证档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-往年)的要求，特制定本制度。

1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的途中形成的有归档保存价值的文件资料，涵盖项目标提出、大数据细分研究、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的珍贵财富是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，仔细做好立卷归档工作，并保证档案的完整性、准确性。

（一）做好工程开工前的准备工作：

1、熟悉施工图纸，提出疑问并处理工程开工前的准备是最最重要，要优先集中精力的，第一熟悉设计施工图、设计说明，从事不一样的工作就从不一样的的视角去看，抓住重点。

2、在内容框中填写和准备工程开工必备的资料。在内容框中填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审核查验表(附七大员责任制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，资料准备齐全后就找有关单位办理签字、盖章、审查核验的手续。

3、分类存放各自不同的资料。为方便日后竣工资料的整理，在平时间的资料收集途中就根据资料馆的建筑工程竣工资料检查清单顺序分类归档；针对施工中与业主、监理等有关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；针对用于施工中的各自不同的表格分编号、单位放好，方便使耗费时长拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图4个部分。

（二）工程开工后应开始的工作：

1、原材料送检。开工时原材料一定要送质监站委托的检测中心检验，取现场有代表性的土样送实验室做击实试验。送检应注意严把质量关，检测合格的材料才允许使用。

工程资料管理的相关规定

1总则

1.1为保证工程档案的齐全、完整、准确、系统，保证档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-往年)的要求，特制定本制度。

1.2基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、决策到建成投产的途中形成的有归档保存价值的文件资料，涵盖项目标提出、大数据细分研究、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

1.3基本建设工程档案资料是国家、企业的珍贵财富是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，仔细做好立卷归档工作，并保证档案的完整性、准确性。

2 工程档案管理制度

2.1档案资料管理

2.1.1工程档案资料工作是工程建设这一长期过程的一些，应纳入建设整个过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程整个过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、累积、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.1.2为了方便各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

2.1.3工程建设中，各自不同的技术资料交由档案资料室统一管理发放，各相关部门和单位指定专人办进领用手续。

2.1.4设备到货后，由物资组汇同相关部门开箱验收后，设备资料(归档的发给施工单位的)统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程整体验收由档案资料室对其各自不同的技术文件和竣工资料进行检查核验，各项工程竣工决算的最后付款一定要由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

2.1.5购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托相关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，全部由档案室签收后才可以办理报销手续。

2.2归档文件的质量规定

2.2.1凡合同、协议等文件材料都应该为正本(即一定要有各方代表满足规定的亲笔签名，有单位盖章栏目标还一定要加盖单位公章归档，签字方不可以用副本或复印件归档)。

2.2.2施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计更改公告单(含工程联系单)等表格和数据都应该用70g以上的白色表达材料表达并原件(如表式为复印件，数据虽用合格材料表达也不可以作为原件；验收签证单中的各方人员一定要签名齐全，不可以以盖章或打印件代替签名)归档。

2.2.3调试措施，方案和报告等都应该为油印件或激光打印机打印件，不可以用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。

2.2.4主送和抄送本单位的文件材料都应该以红头文件(不可以用复印件)归档。

2.2.5表达规定

A) 表达字迹工整，图样清晰。

B) 表达墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔表达。

C)文件表达格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按相关文件编写要求；汉字简化应满足国家颁发的相关规定。

2.2.6表达材料的大小尺寸应规范，装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不可以进行表达和留有信息。

3 工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

3.1 工程文件接收

3.1.1各个相关机构提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由档案资料室统一接收；上级党政主管机关所发的行政及党务方面的文件由办公室统一接收。

3.1.2工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，全部交档案资料室。

3.1.3设备文件，物资组汇同相关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给相关单位。

3.1.4档案资料室对接收的工程文件资料，一定要进行数量和外观质量检查，发现问题应及时公告寄发单位补发。

3.1.5档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐(簿式台帐和电子台帐)，并能利用计算机进行各种工程文件的查询检索。

3.1.6登记结束的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给相关单位和部门。

3.1.7对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并仔细执行密级文件资料的借阅规定。

3.1.8档案资料室仅对归档的工程文件资料开展整编作业，并建立档案在线登录总登记帐和分类登记帐；对分发各个主管部门的工程文件资料不进行整编作业。

3.2 工程文件资料发放

3.2.1分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。

3.2.2呈送上级单位的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。

3.2.3档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料(当工程施工图、设备资料份数有限时)，档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不够部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增多施工图供应数量；设备资料文件不够部分，由施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。

3.2.4分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。

3.2.5为不要工程文件资料分发途中可能产生的错发情况，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面公告档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。

3.3设计更改公告单、工程联系单、传递及管理规定

3.3.1设计更改公告单、工程联系单统一由档案资料室按设计更改公告单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。

3.3.2设计更改公告单、工程联系单原件全部及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供都设计更改公告单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。

3.3.3凡涉及设计更改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计更改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。

4档案部门职责

参建单位(总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位)应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、累积、整理，根据归档要求移交建设单位。

项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目标文件从形成到编制的整个过程进行监督、检查与详细指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的满足档案规范标准的项目档案。

由建设单位分别向哪些单位发包的，由各承包单位负责收集、累积、整理其承包项目标都文件。

建设单位各机构：负责对形成或收到的相关建设项目标前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等都项目档案进行收集、组织及汇总整理。

设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、累积、整理。

施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、(竣工图)、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。

监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审查核验，尤其是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审核查验。负责收集、累积、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、累积和完整、准确、系统情况，并审查核验、签署。同时向建设单位提交相关专项报告。验证材料及其他监理文件。

试运行单位：负责收集、累积、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。

施工单位归档范围

负责提交施工，安装都技术记录(含隐蔽工程的各自不同的资料)。

负责提交分部试运记录及验收签证书。

负责提交分部试运阶段的方案、措施。

负责提交移交试生产前的消缺记录。

负责提交都机组织建设设这个时间段的工程联系单及总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

调试单位归档范围

负责提交所担负的调试项目标调试方案、措施与调试报告等。

负责提交调试途中设备缺陷处理记录。

负责提交调整试运质量验评表。

负责提交调试途中变更设计资料及调试工作总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。

设计单位归档范围

负责提交项目(工程)各设计阶段的设计文件。

负责提交都设计更改公告单。

负责及时提交全套完整的竣工图(一式八份)。并真真切切执行竣工图编制的相关规定。

负责及时提交满足国家档案局有关制度的全套完整的竣工图光盘一套

负责提交设计总结。

负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)

质量监督部门(质量监督中心站与质量监督站)

监理部门归档范围

负责提交监理途中形成的相关工程质量，工期、投资监理等方面的都文件材料。

监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷开展审核查验，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审查核验人栏签署。

负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。

对不满足归档要求档案的处理：

对各个相关机构提供的不满足规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位，立卷归档单位应按档案管理的相关规定进行整改，直至提交满足规定要求的案卷及案卷文件材料。

凡因工程文件材料归档不完整，不满足相关归档规定者，不可以进行工程决算，各项工程竣工决算的最后付款一定要由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

工程档案的鉴定和处理

1.对归档和发放后多余的工程文件和各个主管部门使用后回收的图纸资料，先由申请处理的部门登记造册，再由档案部门提出处理意见，报公司总工及经理批准后才可以处理。

2.对各个相关机构更改替代后的档案，档案部门应列出处理档案清册，提出处理报告，经公司总工及经理批准后开展，并对被处理档案目录进行清除。

3.档案处理一定要严格执行保密规定，由保安部门确定处理地址位置。处理档案时，档案部门、保安部门都应该指派专人监销，监销人一定要在处理清册一签字，档案处理清册应存档。

4.在鉴定处理档案时，处于两种保管期限当中的档案，全部从长处理。

其它

工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。

档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。

工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。

公司各职能部门工程文件材料立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的相关规定执行

5 声像档案管理办法

5.1建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(涵盖反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。

5.2建设单位应该向城建档案管理机构报送的声像档案主要有：建设工程的照片档案、录像档案和对应的文字说明。

5.3照片档案应满足以下要求：

(1)主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；

(2)能反映工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；

(3)以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片)；

(4)使用数码相机拍摄，其影像不可以进行后期加工，光学分辨率不可以小于400万有效像素（PX）(不允许插值)。

5.4录像档案应满足以下要求：

(1)主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；

(2)需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；

(3)报送第一代素材录像带，还有编辑后成品带或光盘(DVD或以上素质的格式)。

文字说明涵盖：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地址位置、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。

6 档案、资料、图书借阅制度

本公司都文书、技术档案及资料都可以借阅、利用。本着既能保守档案机密，又能充分发挥档案、资料为水利发展、建设服务的效益，凡因工作需借阅者，须办理下方罗列出来的手续：

6.1借阅档案、资料大多数情况下只要能由自己在内容框中填写借阅登记就可以(注明：用途、领耗费时长间、归还时间)。归还时管理人员要对其检查后面才可以归档。

6.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须在内容框中填写借阅单，经部门经理签字同意就可以。

6.3绝密文书、技术档案和资料大多数情况下不借出、不复制、不摄影，如确因工作需，可以在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只可以按其范围、要求、内容提供利用。

6.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位讲解信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准才能够借阅。

6.5借阅的档案材料要妥善保存，不可以损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人一定要好好保存，防止丢失和泄密。未经同意，不可以复印、抄录和转借，不可以见档案内容公开出去。如果不小心遇到丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。

6.6借阅时间在两周以内，如果确实需要继续使用可办续借手续。对情况特殊需较长时间利用的要经主管副总批准，但年末要将所借档案交到档案室进行清点、核对后重新借出。对长时间借阅档案不归还，又不说明因素，不办理续借手续的，档案人员要公告借阅部门负责人负责催还，不然对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考查办法执行。

6.7凡借有档案、资料者，在工作改变、单位撤销、退职、退休、生病住院或借后暂不使用者，一定要将档案或资料退回档案室，不然不可以办理调离手续。同时档案室如果是因为工作需有权将档案、资料调回档案室。

7 设计更改公告单、工程联系单管理规定

7.1设计变更制度

7.1.1 应该做到尽量减少施工中的设计变更与签证，如果是没有任何办法去避免，按本制度执行。

7.1.2各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。在工程开工前，认真研究图纸，并组织图纸会审，将施工图中产生的问题早一点处理，对工程图纸不齐全的部分，一定要尽早督促设计单位补充、更改图纸。

7.1.3 工程设计变更的详细经办人是项目部技术负责人，详细负责与公司总工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负责分发设计变更公告单。

7.1.4 全部设计变更一定要有文字记载，不允许口头承诺。情况特殊下，可以先口头承诺，事后一定要在7日内补办完设计变更公告单。

7.1.5 设计院以邮寄、传真等方法的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送工程部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织开展。

7.1.6各专业工程师在接到设计变更资料后需要天分发到施工承包单位、监理单位并监督开展。

7.1.7设计变更的主要内容成功后三天内由分管的专业工程师在内容框中填写执行结果，并报送项目经理审查核验。

7.1.8经审查核验的执行结果备案登记，作为未来结算的依据。

7.2签证管理制度

7.2.1 签证涉及到投资、工期等工程内容。为了做到有效控制工程造价和工期，全部现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件，需审查核验施工单位提交的施工组织设计，严格控制现场签证。

7.2.2 出现合同中约定可以变更的情况或非施工单位因素导致的工程内容及工程量的增减经批准后，且在保证工程技术标准和质量标准保持不变的前提下，才能够开展签证。工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证，严禁事后补签。

7.2.3现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审查核验签字盖章后，由现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。

7.2.4一次性签定金额在10万元以内，或工期延误在5天以内，由现场专业工程师审查核验后报项目经理审批。超过上面说的金额(或天数)，项目经理需上报公司工程部经理，经工程部经理批准后才可以签证。如果不小心遇到紧急情况，现场代表可先作处理，但一定要按审批程序及时补办签证手续。

7.2.5 工程使用材料的质量、价格如有情况特殊需签证时，由工程监理、项目部相关人员共同签证，必要时可进行招标确定

7.2.6已审查核验同意的签证，施工单位一定要按期执行，不然，导致的损失由施工单位担负。因为施工单位对施工图阅读不认真等因素导致的返工不能认可，因为这个原因延误工期由施工单位负责。

7.2.7 凡涉及到施工单位为评定高质量工程等需，而增多的施工管理、技术设施和部分材料、人工的费用，应由施工单位自行担负。

8工程竣工图编制管理规定

8.1编制竣工图的形式和深度

8.1.1凡按图施工没有变化的，则由施工单位(涵盖总包和分包施工单位，下同)在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

8.1.2凡在施工中虽然也有大多数情况下性设计变更，但能将原施工图加以更改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图(一定要是新蓝图)上注明更改的部分，并附以设计变更公告单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

8.1.3凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变还有有其他重要改变，不要再在原施工图上更改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。因为设计因素导致的，由设计单位负责重新绘图；因为施工因素导致的，由施工单位负责重新绘图；因为其他因素导致的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以相关记录说明，作为竣工图。重要的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将有关项目标竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。

8.1.4竣工图一定要与实质上情况符合，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹了解。不可以用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经担负施工的技术负责人审查核验签认。

8.2编制竣工图的分工

8.2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应该向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工图。

8.2.2建设项目由建设单位分别包给哪些施工单位担负的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。

8.2.3建设项目在签署承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。

8.2.4建设单位应组织、督促和帮助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采用措施更改和补齐。

8.3竣工图编制的套数

大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目标竣工图至少应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用单位保存。大多数情况下小型项目至少编制二套，一套送城建档案部门归档，一套由生产或使用单位保存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签署施工合同时明确规定。

8.4竣工图编制费用

竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基准，增多部分的费用由筹建单位负责。竣工验收后需复制的，复制费用由使用单位负责。

资料管理流程

1工程资料管理流程

1.1工程项目文件资料的管理涵盖公司文件、工程资料文件、建设文件、监理文件、施工技术资料及工程有关其他文件等。

1.2资料负责人在技术负责人的领导下，详细负责并详细指导文件资料的管理工作。

1.3项目资料员一定要具有资料员应有的素质及职业操守。

1.4文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的在内容框中填写应做到字迹工整、签章齐全、规范、内容准确。

1.5注意掌握并熟悉与工程相关的各种技术规范、图集、标准的颁发、更改和作废的变动。定期清理设计图纸、规范、图集和标准，及时以新换旧，作为参考需保存的旧图应有作废标识，并注明更改、作废的日期和依据。

1.6及时准确掌握并熟悉国家颁布的各自不同的技术规范、规程、标准及技术政策，详细指导监督施工现场贯彻执行。

1.7负责技术资料组织开展，组织施工验收技术资料的整理和汇总，并保证验收资料的质量。

1.8负责各种技术交底资料、各自不同的施工记录、施工测量资料、工程日志、技术性资料及时收集整理。

1.9资料的在内容框中填写及编制依据为《建筑工程施工质量验收统一标准》GB250300-往年、《建设工程施工质量验收规范开展指南》等文件涵盖的技术资料要求。

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